Saiba por que o plano PDCA é relevante e como colocar em prática

Em conversas com empreendedores, percebo o quanto é importante estar a par de algumas ferramentas de administração para melhorar a gestão empresarial, e o plano PDCA é uma delas.

Como as tarefas gerenciais não são poucas, esse sistema é eficaz porque permite a instauração de um projeto em 4 etapas — conforme vou expor adiante —, seu acompanhamento e a constante possibilidade de ser revisto.

Por ora, basta ressaltar o quanto a metodologia é eficaz para realizar um planejamento estratégico, pois minimiza riscos e aumenta suas chances de sucesso. Se quiser entender um pouco mais sobre a tática e como ela é aplicada, siga na leitura do post!

O que é o plano PDCA

Trata-se de um sistema criado pelo físico norte-americano Shewhart na década de 20 e popularizado, na década de 50, por Deming, renomado professor estadunidense cujo foco em gestão de qualidade revolucionou os processos produtivos no ramo corporativo.

O plano PDCA coloca em prática e acompanha um projeto — por exemplo, realizar treinamento de vendas, otimizar a gestão do tempo em determinado departamento ou reduzir gastos — nas seguintes etapas:

1. planejar (Plan);
2. executar (Do);
3. controlar (Control);
4. agir (Act).

Por ser cíclica, a metodologia não requer um momento pré-determinado para a conclusão do projeto. Essa característica também contribui para otimizações constantes na realização das tarefas porque identifica falhas e oportunidades quando o planejamento estratégico é efetivado.

Se você (assim como eu) empreende, já notou quantas adversidades são enfrentadas na hora de tirá-lo do papel. O famoso ciclo de Deming ajuda os administradores a lidar com os percalços no caminho.

O plano PDCA na prática

Está difícil entender a aplicação deste recurso na rotina empresarial? Eu explico! Vamos retomar juntos o exemplo da redução de gastos, afinal, a saúde financeira de qualquer empreendimento é uma das principais preocupações do gestor.

Planejamento

Você identificou o problema (excesso de custos e despesas) e agora deve encontrar possíveis soluções para ele, ou seja, montar o planejamento estratégico. Reúna a equipe e utilize outras ferramentas de gestão para ter ideias e prever riscos, tais como o brainstorming e a análise SWOT.

Provavelmente, algum de seus colaboradores tem mais afinidade com certas tarefas e pode identificar oportunidades: talvez seja possível renegociar o valor da matéria-prima com os fornecedores, reduzir custos com energia elétrica ou optar por outro regime tributário.

Ao planejar, estabeleça metas e indicadores para auferir os resultados lá na frente. Por exemplo: quanto você espera ganhar em lucratividade? Faça um plano de ação para orientar detalhadamente como o planejamento estratégico será executado, designando os responsáveis por cada tarefa e os prazos de entrega para não perder tempo.

Execução

Na etapa anterior, o diagnóstico já foi feito, foram estabelecidas as soluções e as métricas, e os riscos foram analisados. Então, agora é hora de realizar as atividades. Independentemente do tamanho de sua empresa, executar as medidas firmadas requer treinamento e direcionamento dos colaboradores.

Eles precisam entender a necessidade das funções elencadas no plano de ação e o papel de cada um dentro dessa união de esforços. Não adianta ter um excelente planejamento estratégico sem a capacitação e o comprometimento da equipe.

Certifique-se de que o comprador vai ter a abordagem correta na hora de falar com o fornecedor e instrua como o gerente da linha de produção pode poupar energia elétrica sem diminuir a capacidade produtiva.

Controle

Essa fase é corretiva, ou seja, retoma as métricas estabelecidas lá atrás, no planejamento, para observar como está sendo a execução do projeto: as tarefas previstas e realizadas, as não concretizadas e o quanto elas foram ou não bem-sucedidas.

Aqui, é possível analisar a metodologia empregada e o desempenho financeiro obtido com as medidas, além de vislumbrar novas oportunidades e gargalos no plano de ação desenvolvido.

Os resultados estão demorando mais que o esperado? Quais metas foram cumpridas? Houve redução na conta de energia elétrica mas os índices de retrabalho aumentaram? Como resolver essa questão específica?

Ação

Caso você identifique um novo problema, retorne para a etapa de planejamento do plano PDCA, mesmo que pontualmente, apenas para incluir uma solução ao item — não é preciso rever tudo para promover mudanças específicas.

Na ação, entra o aperfeiçoamento, ou seja, a capacidade de revisar os processos, reparar as falhas e aproveitar as oportunidades verificadas na fase de controle. Por isso, o ciclo de Deming é tão eficaz para melhorar a gestão de qualidade das empresas: ele pode ser continuamente realizado.

A importância do plano PDCA

A essa altura, acredito que você já tenha notado o quanto é vantajoso adotar essa ferramenta de gestão para conduzir melhor seu negócio, certo? De qualquer forma, quero destacar 6 dos principais benefícios da metodologia.

Tomada de decisão

A utilização do plano PDCA deixa claro para os colaboradores a conduta da empresa, sua missão e quais crenças, diretrizes e políticas devem ser priorizadas pela equipe. Tudo isso fortalece a cultura organizacional e orienta o processo decisório dos gestores, dando segurança para a adoção de medidas de grande magnitude.

Otimização do tempo

Falo por experiência própria quando digo que um roteiro pré-estabelecido facilita a execução das tarefas empresariais. Ferramentas gerenciais, como o plano PDCA, contribuem para uma melhor administração porque agilizam a tomada de decisão, anteveem os próximos passos e evitam a perda de tempo com imprevistos.

Identificação de melhorias

Quando seu projeto está detalhado e bem descrito, ficam muito mais evidentes as falhas no organograma e no processo produtivo. Assim, rotinas de trabalho morosas e procedimentos pouco eficazes são notados com facilidade, abrindo espaço para reparos e otimizações.

Aumento da produtividade

Como a análise de sucesso do plano PDCA é baseada em indicadores, o desempenho obtido é facilmente calculado. O retorno sobre o investimento realizado é auferido de forma mais precisa e clara, dando transparência às operações e otimizando os resultados da empresa.

Diferencial competitivo

Com essa poderosa ferramenta de gestão, seu negócio se atualiza constantemente, ficando por dentro das tendências do mercado e demanda do público. Isso se reflete positivamente nas vendas e na percepção dos consumidores sobre a marca.

Utilização simplificada

Todas os benefícios anteriores podem ser obtidos sem a necessidade de condução por alguém formado em Administração. Obviamente, o diploma na área é útil, mas a metodologia dispensa recursos avançados e altos gastos, podendo ser feita no papel ou no Excel — inclusive, recomendo sua aplicação até para projetos pessoais.

Eu sei, empreender é desafiador, mas o plano PDCA mostra o quanto o planejamento pode ser bem implementado na prática em um sistema simples na forma, mas rico no conteúdo. Assim, embora empresas de todos os portes possam tirar proveito do método, ele é especialmente útil às PMEs.

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‍Fonte: Guia Empreendedor